Stosownie do brzmienia art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego po zakończeniu najmu najemca obowiązany jest zwrócić rzecz w stanie niepogorszonym; jednakże nie ponosi odpowiedzialności za zużycie rzeczy będące następstwem prawidłowego używania.
Określenie, że stan zwracanej rzeczy ma być niepogorszony oznacza, że ma odpowiadać temu, w jakim znajdowała się ona w chwili jej wydania najemcy w wyniku zawartej umowy najmu, chyba że pogorszenie było wynikiem jej zużycia w następstwie jej prawidłowego używania. Jeżeli więc w wyniku prawidłowego używania rzeczy, czyli takiego, które jest zgodne z umową lub właściwością i przeznaczeniem rzeczy przy zachowaniu należytej staranności art.666 §1 k.c.), doszło do jej zużycia (pogorszenia), to najemca, zwracając ją w takim stanie, skutecznie zwolni się z obowiązku. Najemca ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą za szkodę wywołaną zwrotem rzeczy w stanie pogorszonym w sytuacji, gdy jest on wynikiem nieprawidłowego używania rzeczy (vide: wyrok Sądu Okręgowego w Bydgoszczy z dnia 30.09.2020 r., sygn.akt: VIII Ga 581/19).
Ocena stopnia pogorszenia lokalu w stosunku do jego stanu z chwili wydania go najemcy bywa w praktyce utrudniona.
W sytuacji gdy wynajmujący skieruje roszczenie wobec najemcy związane z pogorszeniem się w jego ocenie stanu lokalu, może powstać spór pomiędzy nimi związany z brakiem ustalenia przez strony stanu lokalu w chwili nawiązania stosunku najmu albo w sytuacji zagubienia przez strony dowodów określających ten stan.
Z powyższych powodów wynajmujący i najemca, zawierając umowę najmu winni zadbać o to, aby załączniki do tej umowy stanowiły podpisane przez strony protokoły zdawczo-odbiorcze sporządzane przy wydaniu lokalu i jego zwrocie.
W protokole wydania lokalu winny znaleźć się zapisy szczegółowo określające stan techniczno-użytkowy lokalu oraz znajdującego się w nim wyposażenia. Warto wzbogacić opis lokalu o dokumentację fotograficzną.
Protokół sporządzony przez strony przy zwrocie lokalu powinien odnosić się do wszystkich elementów spisanych przez strony w protokole wydania lokalu, po to, aby ustalić dokładnie stopień zużycia lokalu i jego wyposażenia.
Sporządzenie protokołów zdawczo – odbiorczych, mających charakter dowodowy ma szczególne znaczenie dla ochrony interesów najemcy, zważywszy na ustanowione w art. 75 §3 Kodeksu cywilnego domniemanie, że rzecz była wydana najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku.
W świetle tego przepisu konsekwencją niepodpisania protokołu zdawczo-odbiorczego jest domniemanie wydania lokalu w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku, a zatem ocena zużycia lokalu będzie dokonywana w odniesieniu do potencjalnego dobrego i przydatnego do umówionego użytku stanu lokalu.
